予約システムは入れたのに、結局スタッフが手で転記している その手作業のほうが、システムより時間を食っていることがあります
左がいまの状態、右がこの支援のあとの状態です ひとつでも当てはまれば対象になります
| いまの状態 | この支援のあと |
|---|---|
| 予約システムは入っているのに、毎朝スタッフが画面を開いて数えている | 朝には集計が終わっていて、見たい人が見たいときに見られる |
| 前日の確認や持ち物の連絡を、受付が1件ずつ送っている | 予約の内容に合わせた案内が、手を動かさずに届く |
| 案内を読んだ患者さんが、予約のために別のサイトへ移動して止まる | 案内を読んだその画面から、予約まで進める |
| 予約が入ったあとも、予約を促す案内が届き続けている | 予約が確定した方への案内は自動で止まる |
| 診療時間外の問い合わせを、翌朝まとめて折り返している | 時間外に届いた問い合わせが、取りこぼされない形で残る |
予約の状況を毎朝スタッフが数えている状態をなくします 必要な形に整えて、見たい人が見たいときに見られるようにします
予約の確認・前日の案内・持ち物の連絡を、手を動かさずに届くようにします
電話に出られない時間帯の問い合わせを取りこぼさない形にします
入れ替えを前提にしません 使っているものを活かしたまま、足りないところを補う形を先に検討します
支援が終わったときに、御院の手元に残るものです つくって終わりにせず、院内で直せる形でお渡しします
曜日・時間帯・メニューごとの予約状況を、院内の端末と手元のスマートフォンから確認できる画面です
予約の確認・前日の案内・来院後のご案内を、届く順番ごとに整えた文面です
時間外の問い合わせを受けて担当者へ知らせる仕組みです
誰が何を見て、どこを直すかを1枚にまとめたものです
グループの診療現場では、予約システムから予約の情報を自動で取得し、決まった時間に集計が終わる形で運用しています そのままの並びではなく判断に使える形へ整えているので、数える作業そのものが不要になりました 詳しくは予約データの集計を自動にした事例に書いています LINEのトークから予約まで進める形も自分たちで組んでいます 院内で使っているカレンダーの空き枠を読み取り、空いている日時だけを表示し、予約が確定した方には予約を促す案内が届かないようにしました こちらはLINEから予約まで完結させた事例をご覧ください
院内で回る形にするために、進める途中で次のことを決めていただきます
グループの診療現場で実際につくり、運用しているものです
LINEのトークから、そのまま予約まで進めるグループの診療現場で実際につくり、運用しているものです
予約集計の自動化でクリニックの毎朝の手作業をなくすコラムで詳しく書いています
クリニックのAI導入はどこから始めるか 順番の決め方コラムで詳しく書いています
オンライン60分 外注費とスタッフの手作業の棚卸しから
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